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Wedding Coordinator per il Matrimonio di Roberta e Giovanni

Roberta e Giovanni per il giorno del loro matrimonio hanno deciso di affidarsi alla nostra agenzia wedding planner, a Dixie Wedding Experience, scegliendo il servizio del Wedding Coordinator

Il wedding planner cosa fa lo abbiamo già spiegato, e cioè una nuova figura che nel mondo dei matrimoni e degli eventi è anche chiamato organizzatore matrimoni, planner matrimonio, ed altri nomi simili. Roberta e Giovanni per il giorno del loro matrimonio hanno deciso di affidarsi alle nostre Wedding Planner di Modica per il “Coordinamento del giorno”, ovvero tra i servizi wedding planner, wedding & event planner che offriamo, hanno scelto il servizio del Wedding Coordinator.

COS’E’ IL COORDINAMENTO DEL GIORNO

Qual è la differenza tra wedding planner e wedding coordinator? il wedding coordinator è un professionista presente tutto il giorno dell’evento. La mansione principale del Wedding Day Coordinator è quella di verificare e coordinare che tutto si svolga nel migliore dei modi e che tutto proceda secondo i desideri degli sposi. Non si tratta, quindi, di organizzare un matrimonio. Agisce per nome e per conto dei clienti.

E’ un vero e proprio direttore d’orchestra che gestisce la scaletta (timeline) al minuto ed pronto ad affrontare varie situazioni o imprevisti che potrebbero presentarsi.

Il wedding planner a differenza del wedding coordinator lavora con gli sposi dall’inizio, ha idee creative ed originali in grado di differenziare un matrimonio dall’altro, crea e pianifica l’evento in base all’esigenza degli sposi, permettendo loro un gran risparmio di tempo ed energie.

In un evento si possono ingaggiare entrambe queste figure professioniste.

Il WEDDING COORDINATOR QUALI REQUISITI DEVE AVERE?

  1. Sicuramente il primo requisito è quello di avere delle competenze specifiche perché occorre sapere quali possono essere i problemi nel coordinare un evento completo come un matrimonio, e tutto quello che c’è dietro le quinte nell’ organizzazione matrimoni.
  2. Essere a conoscenza di come si svolgerà nel dettaglio “quella” cerimonia e “quel” ricevimento, perché ogni matrimonio ha le proprie caratteristiche.
  3. Gestire con fermezza e gentilezza i fornitori e tutto il team impegnato per l’evento. Se, per esempio, il wedding coordinator si accorge che la tovaglia è stropicciata, o di una nuance di colore diverso, occorre cambiarla! Sapere gestire con un atteggiamento amorevole e delicato gli ospiti. Un caso ricorrente si presenta quando è necessario invitare gli ospiti ad entrare in Chiesa prima che arrivi la sposa, mentre loro vorrebbero aspettarla fuori. 
  4. Un imprevisto? Calma e sangue freddo! Occorre saper gestire gli imprevisti senza andare nel panico, con lucidità e rapidità e soprattutto senza riversarli sugli sposi e sui loro ospiti.

Wedding Coordinator per il Matrimonio di Roberta e Giovanni

Ma adesso raccontiamo in dettaglio il matrimonio di Roberta e Giovanni il 19 Giugno 2021 a Modica.

Appena arrivate in location, le Dixie Wedding Coordinator di Modica si sono messe subito all’opera! Come? 

Ore 15.00 ARRIVO IN LOCATION A MODICA

Iniziamo dalla supervisione degli spazi e alla presenza di tutti i fornitori interessati.

Abbiamo incontrato il titolare e gestore della struttura, il floral design, il catering, il maître e l’animatore che si sarebbe occupato dell’intrattenimento degli ospiti fin dal loro arrivo.

Abbiamo rivisto e confermato le loro timeline.

La temperatura e la situazione metereologica era come prevista, un classico pomeriggio mite di Giugno , e visto che sia il rito civile che la cena erano previste nella stessa location ed entrambe in zone esterne, non è stato necessario attuare il piano B.

allestimento rito civile

ORE 15.30 ALLESTIMENTO RITO CIVILE

SUPERVISIONE ALLESTIMENTO MATRIMONIO:

La supervisione dell’allestimento matrimonio è di fondamentale importanza. Il wedding coordinator deve controllare che tutto venga allestito proprio come si era concordato per tutta la durata dell’evento. Dall’arrivo dei fornitori fino alla fine dell’evento. 

Ore 17.00 STATO DEI LAVORI 1 ORA PRIMA DELL’EVENTO

Ad un’ora dall’inizio del rito civile era quasi tutto pronto! La nostra Timeline dell’evento era tutta spuntata! Abbiamo allestito la zona del rito civile con cura e precisione, rispettando tutte le norme prescritte dalle misure ANTI COVID19, e garantendo tra le sedute degli ospiti la distanza sociale di 1 metro e l’obbligo di tenere una corsia di passaggio tra le file di almeno 90 cm.

PREPARAZIONE DELLA SPOSA

La preparazione della sposa è avvenuta in location. Immaginate la curiosità nel pensare che la sposa fosse a pochi metri da tutti noi e non poter andare a dare una sbriciata!

Ore 18.00  ARRIVO DEGLI OSPITI

Gli ospiti iniziano ad arrivare e con loro i protagonisti di quel giorno: lo sposo e i suoi parenti. Questo è uno dei momenti più belli: assapori l’emozione nei loro occhi, nella cura con cui tengono in mano quel bouquet che a volte è un impaccio per i nostri cari sposi. 

ORE 18.30 INIZIO CERIMONIA

La sposa è pronta a fare il suo ingresso, lo sposo è pronto a vederla (forse), gli invitati sono già con il telefono in mano per immortalare il magico ingresso. L’orario dell’inizio del rito civile è perfetto. Non è un caso che corrisponda all’orario del tramonto. In questa fase del giorno i colori del cielo sono così definiti, la luce è molto calda: è perfetta. Le foto con questa atmosfera lasciano sicuramente a bocca aperta chi le guarda, hanno un misto magico di atmosfera, forme e colori. 

wedding coordinator

ORE 18.35 ARRIVO DELLA SPOSA

La sposa con l’aiuto del fratello scende dalla cabriolet e sorridente arriva all’ingresso. Come la figura di un bravo scrutatore, osserviamo attentamente i suoi passi, aspettiamo la fine del suo sospiro e come un direttore di orchestra diamo il segnale al dj per far partire la colonna sonora scelta per accompagnare quel magico momento. L’ingresso della sposa è dolce. Raggiunta dalle sue 2 figlie e a braccio del padre, accorcia la distanza dal suo sposo con un passo lento, emozionato ed elegante: i suoi passi si “sposano” perfettamente con le note di Enya.  Una volta arrivata all’altare abbiamo un attimo di sospiro per godere anche noi di questo momento magico.

rito civile a modica

ORE 18.45 RITO DEL COLORE

Per lo scambio delle fedi gli sposi hanno scelto il rito dei colori su una tela. Tra colori, bambini e tela cosa non avevamo previsto? Nessuna paura, una wedding planner porta sempre con sè tutto ciò che può servire! E in questo caso anche le salviettine umidificate! La cerimonia continua e al momento giusto consegniamo a piccoli e grandi le bolle di sapone per creare una pioggia di bolle di sapone in aria proprio come una cornice fiabesca per la fine della cerimonia.

ORE 19.15 APERITIVO PER GLI OSPITI  

A fine cerimonia, mentre gli sposi si concedono agli scatti del fotografo, gli ospiti si spostano nella zona aperitivo, dove l’allestimento si è concluso, ovviamente sempre sotto nostra supervisione, durante il rito civile. Continuiamo a spuntare la nostra timeline.

timelime matrimonio a modica

Ad Esempio:

  • Accendere tutte le candele posizionate nei tavoli degli ospiti;
  • Posizionare il tableau de mariage all’ingresso della zona cena;
  • Confermare la scaletta dei brani;
  • Parlare con maître per confermare il momento in cui fare il lancio del bouquet;
  • Comunicare al dj il momento per il lancio del bouquet;
  • Preparare bouquet con Nastri e forbice per un originale lancio del bouquet.

ORE 20.30 INIZIO CENA

Il momento della cena è arrivato, ma poco prima che gli invitati entrassero in sala una folata di vento (inaspettata) arriva contro il tableau de mariage, facendolo cadere dal cavalletto, e anche in questo caso, riapriamo la cassettina del pronto soccorso, e come fanno le brave sarte con ago e filo aggiustiamo tutto in un batter d’occhio! La cena prosegue e via via vengono spuntati gli ultimi punti della timeline, e tra questi il tanto atteso taglio della torta.

ORE 22.30 TAGLIO DELLA TORTA

taglio della torta

Vi siete mai chiesti chi allestisce l’angolo torta e in quale momento viene fatto? Solitamente l’angolo torta può essere allestito dal catering o dal servizio di sala, ma per Roberta che immaginava un angolo personalizzato con luci, nastri, foto e degli elementi che rappresentassero lei e il suo sposo, le nostre wedding coordinator hanno ricreato tutto l’angolo, quando? Ci siamo divisi i compiti durante la cena, per non lasciare mai il nostro ruolo scoperto. La zona che abbiamo utilizzato è proprio quella dove è avvenuto il rito civile, sarà stato un caso? Tutto quello che avviene con le wedding planner di Ragusa non è mai un caso, ogni minimo dettaglio viene curato. Rispettare i tempi  è frutto di una collaborazione con il maître, l’ animazione, ospiti e sposi, ovviamente evitando di far distrarre gli ospiti e gli sposi .

Ore 23.30 ALLESTIMENTO E CONSEGNE BOMBONIERE

Le bomboniere scelte per ringraziare gli ospiti sono state perfette per un matrimonio green! Gli sposi hanno optato per un regalo eco friendly, un bonsai, dal forte valore simbolico di amore, vita e serenità da augurare ai propri ospiti.

ALLESTIMENTO CIGAR CORNER
cigar corner

E per gli appassionati di sigari e rum, non poteva mancare un angolo per gustare dei rum e particolari sigari per veri intenditori!.

Gli ospiti sono felici e  e gli sposi sereni e divertiti! 

Ben fatto ragazze!

Così la serata delle nostre wedding coordinator in tempi di Covid e di tutti i presenti si conclude come Cenerentola: c’è un coprifuoco da rispettare!

Segui i nostri social e ogni evento wedding planner e scopri le location matrimoni a Modica e location matrimoni a Ragusa, delle wedding destination italy ne parleremo più avanti.

Non preoccuparti per il costo di un wedding planner!

Contattaci per scoprire le tariffe wedding planner o il tariffario dei nostri servizi wedding planner, magari proprio quello del wedding coordinator!

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Organizzare un matrimonio passo per passo

“Vuoi sposarmi?” “Si lo voglio..ma nel 2021!” Avete deciso di convolare a nozze nel 2021 ma siete insicuri? Non rimandate!. Festeggiare e celebrare l’amore è il sogno di tutti, e questo genere di evento ora più che mai, è in grado di portare ottimismo nella mente di tutti. Organizzare un matrimonio richiede organizzazione e pianificazione, e tra covid, dpcm in continua modifica, tutto ciò può diventare stressante. Cosa pensare per un matrimonio? Con i consigli delle nostre wedding planner di Ragusa sarà tutto più semplice. Organizzare un matrimonio passo per passo in largo anticipo è la chiave per realizzare delle nozze in piena serenità con ordine e soprattutto in tempo per risolvere eventuali intoppi.

Primi passi per organizzare un matrimonio

Sicuramente ci sono tante cose da fare per organizzare un matrimonio. Che sia organizzare matrimonio civile o religioso, in questo articolo vi spiegheremo cosa occorre fare per  preparare un matrimonio in maniera ordinata, passo per passo vi guideremo alla realizzazione del vostro evento. Di seguito vi elencheremo la lista di cose da fare per un matrimonio.

Organizzare un matrimonio passo per passo

Sicuramente all’inizio le cose da fare per matrimonio vi sembreranno infinite, e ancora più difficoltoso coordinare il tutto! Per questo i nostri servizi di wedding planner possono esservi utili! Non scoraggiatevi, prendete carta e penna e iniziate a stilare la “lista cose da fare matrimonio” o un file chiamato “organizzazione nozze” oppure “organizzazione matrimonio“. In questo articolo vi indicheremo dei consigli pratici su cose da organizzare per un matrimonio, per chi ha deciso di organizzare un matrimonio fai da te.

Ecco gli step per organizzare un matrimonio:

1) Scegliere la data

E’ il primo passo da fare, decidete la data delle nozze. Pensate alla stagione, al mese in cui desiderate sposarvi, o pensando alla data che ha una certa importanza per la coppia, o un numero a cui siete affezionati. Ovviamente considerate sempre che la data preferita può non essere quella definitiva, dipenderà dalla disponibilità della chiesa, della location che vi piace. Tenete sempre in mente 2-3 date alternative. Non abbiate paura di far coincidere le date con i giorni del fine settimana. Chi vorrà festeggiare le vostre nozze, non baderà al giorno feriale e/o lavorativo. Anche perché sapevi che nei giorni lavorativi puoi avere dei particolari vantaggi?

2) Lista degli invitati

Stilate la lista approssimativa dei vostri invitati, questo dato vi tornerà utile durante gli appuntamenti con i fornitori, come location, catering e flower per l’allestimento matrimoni. I fornitori ti chiederanno il numero degli invitati, per capire la quantità di servizi che devono offrire, se occorre assumere più personale, o al contrario se il numero degli invitati è limitato magari possono impegnare la data anche per altri clienti.

3) Testimoni di nozze

Avete sempre avuto in mente colui o colei che vi sarà al vostro fianco e vi supporterà e sopporterà per tutti i mesi della preparazione delle nozze e soprattutto per il giorno del vostro matrimonio? Allora non vi resta che comunicarlo! Pensa a un modo carino per farlo, diverso dal solito! E’ un momento che resterà impresso nella mente e nel cuore di sposi e testimoni, perché non renderlo originale?

4) Location evento

Questo è uno dei momenti più belli durante l’organizzazione di un matrimonio, scegliere il luogo dove si avvererà il vostro sogno di nozze è davvero emozionante!. Stilate una lista di possibili location per il vostro evento, potete tenere in conto delle location per matrimoni con pochi invitati, se avete un numero contenuto di invitati, o magari delle location a cui siete più affezionati, o semplicemente quelle che avete sempre sognato!.

Una volta faccio ciò non vi resta che fissare i vari appuntamenti per le visite alle strutture. E una delle domande che vi echeggerà in testa sarà:” Come si svolge la cerimonia del matrimonio?“. Nessun problema via via sarà spiegato tutto. Attenzione, stabilite anche un budget massimo oltre il quale non vorreste andare! Vi può essere d’aiuto tenere sempre in mente questo dato. Questo passo, insieme al numero degli invitati vi aiuterà ad avere dei preventivi di massima, considerate sempre vari extra non inclusi nel prezzo. Viceversa, la coppia che si affida alla figura professionale della wedding planner non dovrà pensare a tutto ciò. Infatti si occuperà lei di ricercare e selezionare i migliori fornitori  per la coppia.

organizzare un matrimonio passo per passo

Dopo aver conosciuto gli sposi, le loro esigenze e i loro gusti, la wedding planner sarà dedita all’attenta ricerca e all’accurata selezione di location perfette per la coppia. La wedding planner come ricerca e seleziona le strutture adatte? La figura professionista si avvale di determinati criteri di ricerca, ad esempio:

gusti ed esigenze degli sposi;

-città di preferenza per le nozze(location matrimoni ragusa, location matrimoni modica, etc.);

distanza dal rito religioso e/o civile;

ora del ricevimento;

numero di ospiti;

-location più adatta al tema e/o allo stile scelto dagli sposi;

recensioni e valutazioni;

team di fornitori;

Dopo di ciò la wedding planner presenterà le location vincitrici di questa lunga selezione.

5) Il Tema e lo stile

Mettete insieme idee, colori pensieri e sensazioni. Poi cercate di unire tutte le vostre idee creando lo stile del vostro matrimonio. Lo stile che deciderete per il vostro matrimonio dev’essere qualcosa che abbia un forte significato per entrambi, o qualcosa che vi accomuna, personalizzatelo e rendetelo vostro!. Lo stile e/o il tema che sceglierete sarà presente in ogni location, dovrete mantenere e coordinare tutti gli elementi, e nello stesso tempo studiare gli spazi delle location da allestire secondo il vostro tema.

Ogni ospite dovrà percepire il fil rouge che racconta la vostra storia d’amore. Questo è uno dei compiti più particolari per la wedding planner. Cercherà di conoscervi attraverso il racconto della vostra storia d’amore, ascolterà e studierà le vostre risposte, i vostri sguardi, per captare anche quello che non dite, solo così troverà il vostro tema, e tutta la linea guida da seguire per coordinare tutti gli elementi in maniera armoniosa e organizzare un matrimonio originale .  Ogni tema proposto è diverso e originale per ogni coppia di innamorati, sarà qualcosa che vi accomuna e che sicuramente e a cui non avevate pensato.

Continuiamo a leggere cosa occorre fare per organizzare un matrimonio passo per passo

6) Scelta dall’abito

Finalmente ecco il momento in cui da bambine più desiderato e sognato da quando si era bambini e si fantasticava sul matrimonio: la scelta dell’abito da sposa! Avete in mente un’idea? In caso iniziate a sfogliare le riviste da sposa, o a dare un’occhiata sui vari social. Ma come si sceglie l’abito da sposa? Una volta fissato l’appuntamento in atelier inizierete a indossare meravigliosi abiti da sposa in cui vi sentirete una vera e propria principessa.

Ma siete sicure che una volta indossati non avrete bisogno di qualche consiglio? Durante gli appuntamenti in atelier fatevi accompagnare da persone con cui vi sentite a proprio agio, quindi SI amiche e parenti stretti, loro vi conoscono da anni e magari possono darvi qualche consiglio in più. La suocera? Non ti sentire in obbligo, è un momento particolare, unico ed emozionante, sentiti libera di condividerlo con chi vuoi! Tessuti, modelli e accessori da abbinare: potrebbe capitare che la sposa chieda consiglio al wedding planner prima di fare la sua scelta, lei saprà consigliarvi in base a tutti gli elementi che compongono un bride dress.

7) Alla ricerca dei fornitori

Iniziate a ingaggiare tutti i fornitori legati al giorno delle vostre nozze e a come intrattenere gli invitati a un matrimonio. Quali sono? Fotografo, Flower, wedding cake, visagista o make-up artist, hair style, animazione bambini, dj o band musicale, etc. Tra questi ci sono dei fornitori da bloccare con molto anticipo, come ad esempio la wedding planner, e il fotografo. Per ogni categoria stilate una lista di possibili candidati, dopo di che guardate i loro social, leggete le recensioni, comparate i prezzi e inviategli la vostra richiesta. Questo è uno dei punti che richiede più tempo da parte degli sposi. Per la coppia che sceglie la wedding planner, sarà lei a fornirvi tutto l’elenco di fornitori adatti e già selezionati per il vostro evento, i tempi e lo stress per la coppia si dimezzeranno.

8) Parte burocratica

Organizzatevi per tutta la parte burocratica, ovvero tutti i documenti per sposarsi in chiesa e/o i documenti per matrimonio civile per chi vuole sposarsi in comune. Praticamente la parte più noiosa e meno divertente da fare! Prendete spunta di tutti i documenti necessari e tutte le pratiche burocratiche da compiere per l’organizzazione del rito religioso e/o civile. Piccolo consiglio: cercate di anticipare questa fase, perché i tempi burocratici potrebbero rivelarsi lunghi e ingarbugliati. Una volta avviate le pratiche controllate assiduamente tutti i documenti, in modo da tenere sempre sotto mano il decorso delle pubblicazioni, o la richiesta di eventuali certificati che occorrono per il rito civile e/o religioso. Vi svelo un segreto, nemmeno alla wedding planner piace questo punto!

9) Presentate il vostro seating plan

Il seating plan è una mappa della distribuzione dei tavoli con l’assegnazione dei posti per gli invitati. L’assegnazione degli ospiti nei tavoli è molto importante. I tavoli vengono divisi per nuclei famigliari, gli amici solitamente in uniche tavolate o tavoli con gruppi di amici. Cercate in tutti i modi di evitare possibili imbarazzi tra persone che non si conoscono! Praticamente una partita a tetris!. Questa mappa sarà fornita alla location del ricevimento, alcune settimane prima, per l’ organizzazione tecnica della sala. In contemporanea vengono comunicate eventuali intolleranze alimentari degli ospiti. Il seating plan verrà proposto agli ospiti all’ingresso della sala come tableau de mariage, ovviamente anche questo elemento sarà legato al tema e allo stile scelto.

Ecco la lista delle cose da fare per organizzare un matrimonio passo per passo, con questi consigli potrai anche riuscire a organizzare un matrimonio in 4 mesi o addirittura anche organizzare matrimonio in un mese ! Occorrerà sicuramente molto tempo a disposizione e nessuna propensione allo stress! E a che servono allora i wedding planner? Siamo come Superman quando a Metropolis aveva bisogno di un supereroe, noi arriviamo però senza il mantello rosso. Se le cose da fare per organizzare un matrimonio vi sembrano troppe o avete dubbi controllate i nostri servizi wedding planner e scopri il costo di un wedding planner e il tariffario wedding planner. Nessuna paura Vi sveleremo tutte le mode e tendenze matrimonio 2021 e tendenze matrimonio 2022 e come si organizza un matrimonio economico. Non abbiate timore a chiedere i prezzi wedding planner, vi sorprenderemo con i nostri servizi personalizzati. Metteteci alla prova.

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